Verfolge deine täglichen Aktivitäten bei der Arbeit auf einfache Weise

Verfolge wie lange du an bestimmten Tätigkeiten gearbeitet hast. Auf Wunsch kannst du auch vom Programm deine gearbeiteten Überstunden berechnen lassen. Das macht vor allem Sinn, wenn Überstunden zusätzlich ausgezahlt werden oder man wissen möchte, wie sehr man von seinen geplanten Arbeitsstunden abweicht. Man kann immer nachverfolgen wie viele Stunden noch fehlen, um die gewünschten Soll-Stunden zu erreichen. Über einen Pause-Button kann man bequem in den Pause-Modus wechseln. Die Zeit während des Pause-Modus wird nicht als Arbeitszeit erfasst.

Möchtest du von einer Aufgabe zur nächsten wechseln, kannst du dies leicht über ein Drowdown-Feld machen. In einer Liste werden deine Regelmässigen Aufgaben, an die du immer wieder mal Arbeitest gespeichert, damit sie schnell zu finden sind und später in der Statistik unter einem einheitlichen Name erscheinen. Für Aufgaben die sich oft wiederholen gibt es eine Schnell-Auswahl Leiste. Mit einem Klick auf die Grafik der Aufgabe, lassen sich die Tasks schnell und bequem wechseln.

Es ist auch mögliche einmalige ("Geplante Aufgaben") zu erstellen, die bei der Zeiterfassung ausgewählt werden können und nach Fertigstellung aus der Liste entfernt werden. Diese einmaligen Aufgaben können ihre eigene Deadline, Unter-Aufgaben und weitere Eigenschaften haben.

Nach Beenden des Arbeitstags lassen sich korrekturen an den erfassten Aufgaben durchführen. So kann z.B die Länge der Bearbeitung angepasst werden, oder erfasste Aufgaben können hinzugefügt oder entfernt werden. Wurde an einem bestimmten Tag keine Zeiterfassung durchgeführt, können die bearbeiteten Aufgaben auch manuell eingetragen werden.

Jede Organisation hat unterschiedliche Bedürfnisse für die Erfassung der Arbeitszeiten. Daher ist es mögliche, einen passenden Arbeits-Modus festzulegen.

Fester Arbeitsplan

Wenn ein Mitarbeiter jede Woche an den gleichen Stunden arbeitet (z.B. Im Büro). Überstunden werden berechnet.

Schicht-Arbeit

Wenn für jede Woche bzw. für jeden Tag ein unterschiedlicher Arbeitsplan verwendet wird (z.B im Hotel). Überstunden werden berechnet.

Keine festen Arbeitszeiten

Wenn keine Soll-Stunden vorgegeben sind (z.B. bei Freiberuflichen). Überstunden werden NICHT berechnet.

Dank der detaillierten Zeiterfassung kann man verschiedene Reporte erstellen. Um einen Report zu erhalten muss man nur den gewünschten Zeitraum eingeben. Nun bekommt man zuerst einen Überblick über die gearbeitete Zeit, Soll-Stunden, Überstunden und Pausen. Diese Informationen werden auch für jeden einzelnen Tag angegeben. Auch Informationen über Urlaubstage, Feiertage & Krankmeldungen (Premium Version) werden im Report angezeigt. In den Tagesdetails kann man sehen, wann der Arbeitstag begonnen hat, von wann bis wann an einzelnen Aufgaben gearbeitet wurde und (optional) für welche Kunden und Abteilungen die Tätigkeiten durchgeführt wurden. Es lassen sich auch spezielle Reporte erstellen, in denen die Erfasste Zeit nach “Kunde” oder “Abteilung” aufgelistet wird.

Speichere deine Reporte einfach als PDF-Datei, um sie an andere Personen zu senden oder die Informationen auszudrucken.

Möchtest du eine Todo-Liste erstellen oder eine Übersicht von deinen Projekten haben? Das ist kein Problem mehr. Unter geplante Aufgaben kannst du einzelne ToDos oder Projekte hinzufügen. Bestimme z.B an welchem Termin du mit der Bearbeitung beginnen willst und bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Falls du einzelne Teil-Aufgaben angeben möchtest, kannst du diese bequem unter “Sub-Aufgaben” eintragen. Diese Unter-Aufgaben können ihr eigenes Start-Datum, eigene Deadline und weitere Eigenschaften haben. Bei Der Multi-User Version ist es möglich Aufgaben sowie Unter-Aufgaben mit anderen Benutzern zu teilen oder eine Aufgaben-Anfrage zu versenden. Für jede Aufgabe können Lese -und Bearbeitungsrechte an andere Benutzer vergeben werden. Für die geplanten Aufgaben lässt sich der aktuelle Status festlegen und nach Beendigung kann man unter anderem sehen wie lange die Bearbeitung gedauert hat.

Möchtest du für bestimmte Aufgaben ein Datum mit Uhrzeit festlegen, kannst du es mit Hilfe des integrierten Kalenders machen. Dort können natürlich auch Termine und Meetings eingetragen werden.

Die Planung der Urlaubstage ist nun so leicht wie nie zuvor. Das Programm zeigt an, wie viele Urlaubstage noch zur Verfügung stehen. Die gewünschten Urlaubstage können dann ausgewählt werden und werden bei der Berechnung der Arbeitszeit und Überstunden berücksichtigt. Bei der Multi-User Version kann man sich einen Überblick verschaffen, für wann die anderen Mitarbeiter ihren Urlaub eingetragen haben. So kann man sicher sein, dass nicht zu viele Mitarbeiter gleichzeitig in den Urlaub gehen. Je nach Programm-Einstellung, kann der Vorgesetzte den eingereichten Urlaub akzeptieren oder ablehnen.

Ähnlich wie das Eintragen der Urlaubstage, kann ein Mitarbeiter auch eine Krankmeldung eintragen. Wie bei der Multi-User Version kann ein anderer Benutzer als Vertretung ausgewählt werden. Je nach Einstellung, kann bei der Multi-User Version der Vorgesetzte die eingetragene Krankmeldung akzeptieren oder ablehnen. Wie bei Feiertagen und Urlaubstage werden auch die Krankmeldungen im Report bei der Berechnung der Arbeitszeit und Überstunden berücksichtigt.

Für jeden einzelnen Standort bzw. Filiale können die Feiertage der Region eingetragen werden. Die Benutzer der Regionen (oder Filialen) erhalten diese Feiertage und im Report werden sie bei der Berechnung der Arbeitszeit und Überstunden berücksichtigt.

Bei der Multi-User Version gibt es verschiedene Möglichkeiten, um Informationen innerhalb des Teams auszutauschen. Es kann ein Chat erstellt werden, an dem mehrere Benutzer gleichzeitig teilnehmen können. Ist ein anderer Mitarbeiter zur Zeit nicht verfügbar, kann man (ähnlich wie beim versenden von Emails) Nachrichten an bestimmte Mitarbeiter verschicken. Diese können dann zu einem spätern Zeitpunkt vom Empfänger gelesen und beantwortet werden. Eine weitere hilfreiche Funktion ist das versenden von “Anfragen”. Die Anfragen können vom Empfänger akzeptiert oder abgelehnt werden. Hat der Empfänger die Anfrage akzeptiert, wird sie automatisch unter “Geplante Aufgaben” hinzugefügt und kann vom Empfänger bearbeitet werden. Der Benutzer, der die Anfrage versendet hat, kann nun nachverfolgen, wie der aktuelle Status der Aufgabe ist.

Bei der Multi-User Version hat jeder Benutzer seine eigenen Zugriffs-Rechte auf verscheidene Features vom Programm. Es gibt Administratoren (Admins), Abteilungsleiter, Vorgesetzte und Mitarbeiter.

Admin

Der Admin verfügt über die meisten privilegien. Mindestens eine Person im Account muss die Rolle des Administrators übernehmen. Die Admin-Rolle wird meistens von Geschäftsleitern und der Personalabteilung durchgeführt.

Als Admin kann man Benutzer zum Programm hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Nur Admins können auf die kompletten Benutzer-Einstellungen zugreifen und diese verändern.

Es gibt einen Zugriff auf alle Zeiterfassungs-Reporte der User sowie einen “Personal-Abteilungs-Report” und den “Management-Report”. Der “Personal-Abteilungs-Report” enthält Informationen über gearbeitete Stunden, Urlaubstage, Krankmeldungen, Überstunden-Konten, Urlaubskonten, etc. Der “Management-Report” zeigt wie viel Zeit für verschiedene Aufgaben-Kategorien gearbetet wurde, sowie für welche Kunden und Abteilungen. Alle Reporte lassen sich auf Standort (Filiale), Abteilung oder Benutzer anwenden.

Abteilungsleiter

An zweiter Stelle, nach Admin, kommt der “Abteilungsleiter”. Dieser hat eingeschränkten Zugriff auf Einstellungen für die Benutzer der gleichen Abteilung. Dazu gehört das Akzeptieren von eingereichtem Urlaub / Krankmeldungen, Festlegen der Soll-Stunden für einzelne Mitarbeiter und das Korrigieren von Überstunden / Urlaubstagen.

Vorgesetzter

Wird für einen bestimmten Benutzer eine andere Person als “Vogesetzter” festgelegt, bekommt der ausgewählte Vorgesetzte eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten auf den Benutzer. Dies sind die gleichen Privilegien wie beim Abteilungsleiter nur dass es in diesem Fall keine Rolle spielt ob Vorgesetzter und Benutzer innerhalb der gleichen Abteilung arbeiten.

Das Programm ist eine Server-basierte Applikation (Software as a Service), die von überall aus über einen Browser und einer funktionierenden Internetverbindung erreichbar ist. Verwendet werden können Pcs, Smartphones oder Tablets. Für die Eingabe des Arbeitsplans (Soll-Stunden) und die Reporte wird ein Gerät mit grösserem Display (z.B. ein PC) empfohlen.

Es gibt eine kostenlose Version, die 30 Tage lang verwendet werden kann. Um die kompletten Features zu erhalten wird empfohlen, “Single User Premium” für Einzelnutzer oder “Multi-User Premium” für mehrere Teilnehmer zu verwenden. Die Abos können zu jedem Zeipunkt erweitert oder verlängert werden. Die Abos können per Debit -oder Kreditkarte bezahlt werden. Ist ein Abo abgelaufen, muss der Administrator ein neues Abo kaufen, um das Programm weiter benutzen zu können. Wird 50 Tage nach Ablauf eines Abos kein neues Abo gekauft, gehen die Daten verloren. Es empfiehlt sich immer ein Abo schon vor Ablauf zu verlängern. Bei der kostenlosen Test-Version muss schon VOR ABLAUF der Test-Periode ein Abo gekauft werden, damit die Daten nicht verloren gehen.

Zur Zeit stehen die Sprachen “Deutsch”, “Englisch” und “Spanisch” zur Verfügung.

Arbeitest du mit deinem Team in verschiedenen Zeitzonen oder bist auf Geschäftsreise im Ausland? Kein Problem! Bestimme deine aktuelle Zeitzone und alle Daten und erfasste Zeiten passen sich der Zeitzone an.

Die Aufgaben die erfasst wurden können bei der Kostenlosen Version bis zu 14 Tage nachträglich bearbeitet werden. Das betrifft auch die Urlaubstage die geplant wurden. Bei den Premium Versionen können die erfassten Aufgaben, Urlaubstage und Krankmeldungen bis zu 60 Tage nachträglich bearbeitet werden. Ein eingereichter Urlaub kann vom Vorgesetzten bzw. Administrator bis zu 90 Tage zurück akzeptiert oder abgelehnt werden.